План работы

архивного отдела администрации

муниципального района «Качугский район»

на 2024 год

В основу планирования работы архивного отдела администрации муниципального образования «Качугский район» (далее – архивный отдел) на 2024 год положены:

- рекомендации архивного агентства Иркутской области о планировании работы государственных, муниципальных архивов Иркутской области на 2024 г. и их отчётности за 2023 г. (письмо архивного агентства Иркутской области от 29 сентября 2023 года № 02-98-588/23).

Обеспечение сохранности и государственного учета документов

В сфере обеспечения сохранности архивных документов в 2024 году планируется продолжить работу, направленную на обеспечение нормативных условий их хранения и выполнение требований государственного учёта архивных документов.

В этих целях архивным отделом в течение года планируется:

1) обеспечение повышения уровня защищенности и безопасности архива путем:

- усиления контроля за соблюдением требований пожарной безопасности и антитеррористической защищенности;

- актуализация нормативно-правовой базы и локальных актов о пожарной безопасности и антитеррористической защищенности;

- уточнения планов гражданской обороны, планов действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, мобилизационных планов, планов по повышению устойчивости функционирования архивного отдела при чрезвычайных ситуациях природного и техногенного характера и на военное время (1 квартал), паспортов безопасности по антитеррористической защищенности, инструкций о пропускном и внутриобъектовом режимах;

- формирования исходных данных для планирования мероприятий по эвакуации (рассредоточению) работников архивов и членов их семей, подготовке к защите архивных документов, их эвакуации;

- разработки и оформления планов защиты и эвакуации архивных документов, отнесенных к группам защиты;

- подготовки заведующего и работника архива к практическим действиям по приведению в готовность гражданской обороны и по введению в действие планов гражданской обороны , защите от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, мобилизационной подготовке и мобилизации, пожарной безопасности;

2) соблюдение нормативных требований по организации хранения и учету документов, хранящихся в архиве;

3) проведение плановых цикличных проверок наличия и состояния документов;

4) продолжение внедрения Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, утвержденного приказом Росархива от 25 июня 2020 года №75;

5) незамедлительное информирование архивного агентства Иркутской области обо всех фактах необнаружения дел (документов);

6) своевременное представление материалов о снятии с учета необнаруженных документов для рассмотрения соответствующей комиссией архивного агентства Иркутской области;

Комплектование документами

В части комплектования документами, взаимодействия с организациями – источниками комплектования архивного отдела в течение 2024 года планируется:

1) внедрение в практику работы архива и организаций – источников комплектования Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденного приказом Росархива от 31 июля 2023 года №77;

2) продолжение внедрения в практику работы Перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организации;

3) проведение мероприятий по обеспечению сохранности и приему на хранение архивных документов ликвидируемых органов государственной власти, органов местного самоуправления, подведомственных им организаций;

4) продолжение изучения практики внедрения в деятельность органов и организаций, выступающих источниками комплектования архивов, систем электронного документооборота, а также практики приема электронных документов в муниципальные архивы;

5) организация и проведение паспортизации архивов организаций - источников комплектования муниципального архива по состоянию на 01.12.2024;

6) продолжение работы по совершенствованию источниковой базы архива;

7) осуществление комплекса работ, направленных на 100 % упорядочение документов в организациях – источниках комплектования;

8) своевременный прием на хранение архивных документов, не допускать случаев хранения документов в организациях-источниках комплектования сверх установленного срока;

9) продолжение работы по проведению проверок качества упорядочения дел в организациях – источниках комплектования архива на стадии составления описей дел, представляемых на рассмотрение ЭПК архивного агентства Иркутской области;

10) оказание методической и практической помощи организациям – источникам комплектования архива по составлению внутренних нормативных документов по делопроизводству: номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об ЭК, об архиве;

11) проведение семинаров и выезды в организации-источники комплектования для оказания организационно-методической помощи (по мере необходимости).

Использование архивных документов

В 2024 году архивным отделом планируется:

1) совершенствование работы по оказанию государственных услуг в части исполнения запросов юридических и физических лиц, прежде всего связанных с социальной защитой граждан, исполнению запросов государственных органов власти и органов местного самоуправления;

2) участие совместно с Социальным фондом России в организации электронного взаимодействия его территориальных органов архивным отделом в части исполнения социально-правовых запросов с использованием Единой централизованной цифровой платформы в социальной сфере в рамках реализации Федерального закона от 11 июня 2022 года № 182-ФЗ;

3) исполнение социально-правовых и тематических запросов в установленные законодательством сроки;

4) проведение консультаций по поиску информации и восстановлении истории семьи заинтересованным лицам;

5) проведение Единого дня приема волонтёров;

6) подготовка и опубликование на странице сайта администрации муниципального района «Качугский район» выставки по архивным документам за 1946 год «Разукрупнение Качугского района».

Правовое, организационное и информационное

обеспечения деятельности

В 2024 году планируется:

1) продолжение внедрения Типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами, утвержденных приказом Росархива от 8 августа 2022 № 111 и зарегистрированных в Минюсте России 27 сентября 2022 года, регистрационный №70238;

2) обеспечить информационную безопасность в отношении программно-аппаратных средств и информационных ресурсов архива;

3) исключение случаев использования иностранного программного обеспечения при создании новых информационных ресурсов;

4) обновление на странице сайта администрации муниципального района «Качугский район» информации о составе и содержании архивных документов и поддержание в надлежащем состоянии страницы;

5) продолжить ввод информации в ПК «Архивный фонд» по вновь принятым документам;

6) осуществление мероприятий по выполнению решений Совета по архивному делу при архивном агентстве Иркутской области;

7) проведение тестирования сотрудников на знание законодательства об Архивном деле в Российской Федерации;

8) проведение мероприятий по контролю обеспечения защиты персональных данных, в т.ч. инструктажей сотрудников архивного отдела на знание законодательства о персональных данных;

9) взаимодействие с журналом «Отечественные архивы».

Заведующий архивным отделом М.Н. Черепанова