План работы
архивного отдела администрации
Качугского муниципального округа
на 2026 год

В основу планирования работы архивного отдела администрации Качугского муниципального округа (далее – архивный отдел) на 2026 год положены:

- рекомендации архивного агентства Иркутской области о планировании работы архивных учреждений Иркутской области на 2026 г. и их отчётности за 2025 г. (письмо архивного агентства Иркутской области от 26.09.2025 года № 02-98-431/25).

Обеспечение сохранности и государственного учета документов

В сфере обеспечения сохранности архивных документов в 2026 году планируется продолжить работу, направленную на обеспечение нормативных условий их хранения и выполнение требований государственного учёта архивных документов.

В этих целях архивным отделом в течение года планируется:

1)              усиление контроля за соблюдением требований пожарной безопасности и антитеррористической защищенности;

2)              принятие мер нормативного, организационно-методического и технического характера, направленных на профилактику предотвращения возгораний;

3)              усиление внимания к работе в случае необнаружения в ходе проверки наличия документов в части ведения их учета, проведения розыска, незамедлительного информирования архивного агентства Иркутской области и правоохранительных органов при выявлении фактов необнаружения предположительно по причине хищения, представления на рассмотрение ЭПК архивного агентства Иркутской области материалов о снятии с учета необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны;

4)              обеспечение действенного контроля за сохранностью документов в течение всего времени нахождения их вне архивохранилищ при выдаче для различных целей;

5)              совместно с отделом гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций администрации Качугского муниципального округа провести работу по актуализации планов: гражданской обороны, приведения в готовность гражданской обороны, защиты и эвакуации архивных документов, действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, мобилизационных, по повышению устойчивости функционирования архива при чрезвычайных ситуациях природного и техногенного характера;

6)              принять участие в занятиях по отработке практических действий при приведении в готовность гражданской обороны и введению в действие планов гражданской обороны, защите от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, мобилизационной подготовке и мобилизации, пожарной безопасности;

7)              соблюдение нормативных требований по организации хранения и учету документов, хранящихся в архиве;

8)              проведение плановых цикличных проверок наличия и состояния документов.

Комплектование документами

В части комплектования документами, взаимодействия с организациями – источниками комплектования архивного отдела в течение 2026 года планируется:

1)              продолжение внедрения в практику работы Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденного приказом Росархива от 31 июля 2023 года №77 – по всем возникающим вопросам специалистов организаций – источников комплектования архива незамедлительно консультировать, в случае необходимости провести семинар;

2)              продолжение внедрения в практику работы Перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организации, разработанных в соответствии с поручением Правительства РФ от 26.03.2020 № ДЧ-П-44-2409;

3)       проведение мероприятий по обеспечению сохранности и приему на хранение архивных документов ликвидируемых органов государственной власти, органов местного самоуправления, подведомственных им организаций;

4)       продолжение изучения практики внедрения в деятельность органов и организаций, выступающих источниками комплектования архивов, систем электронного документооборота, а также практики приема электронных документов в муниципальные архивы;

5) осуществление комплекса работ, направленных на 100 % упорядочение документов в организациях – источниках комплектования;

6) своевременный прием на хранение архивных документов (не допускать случаев хранения документов в организациях-источниках комплектования сверх установленного срока);

7)   продолжение работы по проведению проверок качества упорядочения дел в организациях – источниках комплектования архива на стадии составления описей дел, представляемых на рассмотрение ЭПК архивного агентства Иркутской области;

8) оказание методической и практической помощи организациям – источникам комплектования архива по составлению внутренних нормативных документов по делопроизводству: номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об ЭК, об архиве;

9) проведение семинаров и выезды в организации-источники комплектования для оказания организационно-методической помощи (по мере необходимости).

Использование архивных документов

В 2026 году архивным отделом планируется:

1)              работа по отнесению архивных документов к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, а также снятию указанного ограничения в соответствии с приказом Росархива от 07.03.2025 № 31-ДСП и от 20.03.2025 № 38.

2)              исполнение запросов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получением льгот и компенсаций, в государственной информационной системе «Единая централизованная цифровая платформа в социальной сфере»;

3)              исполнение социально-правовых и тематических запросов в установленные законодательством сроки;

3) проведение консультаций по поиску информации и восстановлении истории семьи заинтересованным лицам;

5)   проведение Единого дня приема волонтёров;

          6) подготовка и опубликование на странице telegram-канала и сайта администрации муниципального района «Качугский район» материалов об участниках СВО.

Правовое, организационное и информационное обеспечения деятельности

В 2026 году планируется:

1) исключение случаев использования иностранного программного обеспечения при создании новых информационных ресурсов;

3) пополнение базы данных ПК «Архивный фонд» по вновь принятым документам;

4)   осуществление мероприятий по выполнению решений Совета по архивному делу при архивном агентстве Иркутской области;

5)       проведение тестирования сотрудников на знание законодательства об Архивном деле в Российской Федерации;

6) проведение мероприятий по контролю обеспечения защиты персональных данных, в т.ч. инструктажей сотрудников архивного отдела на знание законодательства о персональных данных;

7)   обновление страницы архивного отдела на сайт администрации муниципального района «Качугский район» информации о составе и содержании архивных документов и поддержание в надлежащем состоянии страницы.

8)      оформление подписки на «Журнал отечественные архивы».